电子文件的出现给档案工作带来了巨大的变化。 在收集纸质资料的同时，我们也收集了越来越多的电子文档。 就像文件是由文件转化而来的一样，不是所有的文件都能变成文件，电子文件的前身是电子文件，也不是所有的电子文件都能变成电子文件。

  随着计算机和网络技术的广泛应用，办公自动化基本实现，在教学、科研、管理等功能活动中形成了越来越多的电子文档。 作为电子文件的衍生，电子档案也应运而生。 同时，随着档案工作逐步实现信息化管理，电子档案管理必将成为数字档案建设的重要组成部分和档案现代化管理的重要形式。 因此，面对越来越多的电子文件和档案，档案工作者必须了解电子档案的特点，并根据其特点制定相应的科学管理模式，使档案更好地发挥其作为信息资源的作用。

  在传统的档案工作中，归档是将文件转化为档案的重要环节。 同样，电子文件也要归档并转换成电子文件，这样才能长期有效地保存，体现其价值，充分发挥其凭证功能。

  档案管理系统，通过建立统一的标准来规范整个档案管理，包括各个业务系统的档案管理;构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息处理，包括收集、移交与接收、归档、保管与管理、借阅与利用、汇编与开发等。 同时，逐步将业务管理模式转变为服务管理模式，以服务模式作为业务管理的基础，在面向服务的系统平台上建立业务流和数据流。 档案管理系统为企事业单位现代档案管理提供了完整的解决方案。